C.R.

Compte rendu de l’Assemblée Générale du 05/01/2008
- Bilan financier
Apoil a actuellement 3522€ sur le compte de la société générale, 80€ sur la BNP. On aura le détail des comptes de la LCL dès que le trésorier saura joint la banque.
Au niveau des dettes, on doit rembourser Nicholas pour l'avance des tapis de DDR. On a encore 2518€ de frais et Aurélien à rembourser  soit 1400€ pour les PC.
Il restera 1500€ sur le compte et on attends 1400€ pour les PC, sans compter les télés
Donc au final, APOIR a un bilan financier positif. L'achat du réfrigérateur sera donc simplifié.

L'achat de manettes :
Suite à nos nombreux déboires avec le matériel, notamment lors du téléthon, Aurélien a proposé que l'on achète des manettes de Gamecube, afin d'avoir du matériel de qualité à disposition à volonté. Un débat légèrement houleux s'en sort, afin de recadrer la déontologie d'APOIL.
Doit on acheter des manettes de gamecube ? Va-t-on perdre notre esprit d’initiative ? Tel est la question ?
On essaie de faire des trucs plus pros ou bien plus à l’arrache ? On bosse sur l’idée du prêt ou de se faire un parc de matériel ?
On bosse actuellement sur le système de prêt et de bénévolat. L’achat permettrait de pouvoir anticiper et d'avoir du matériel à ne pas préparer.

Un vote a ensuite été décidé, ou l'achat de manette a été voté. On cherchera les cotes du matériel sur Internet.

- Championnat 
 
 Suite à un petit historique ( très long ) des précédents championnats, un constat est établi : Nous sommes en retard. Afin de pouvoir nous orienter de façon plus pro, Aurélien a établi un planning avec des détails On a établi des priorités , il ne reste plus qu'à s'y mettre.

 Les problèmes établis :
 
La LAN : un énorme échec. Il faut arriver à la faire de façon à ce que l'on est un nombre satisfaisant de participants.
L’organisation : on a besoin de faire des roulements
On a commencé en retard. C’est chiant,  mais pas horrible.
Il faut trouver un moyen de changer le design pour le rendre «  pro ». Il faut trouver une idée de décoration qui permette de donner une image de fabrique au Championnat.
 il y avait pas énormément de gens de la fac. Y en avait plein d’autres endroits, d’autres fac.  La communication n’était pas géniale. Il faut trouver une façon de diversifier et d’amplifier la publicité du championnat.
 
 A quoi ça sert d’organiser un championnat avec des jeux qu’on trouve assez moyens?
Faut il montrer d’autres jeux ? Ou faire les jeux qu’on sait qu’ils vont marcher mais qu’ils vont nous pourrir la vie. Prenez tous de votre temps afin de pouvoir proposer des jeux , ou mieux une ligne directrice afin de doter le Championnat d'une âme et d'un charisme visible.
 
Il faut faire un planning des jeux , afin d'être dans les temps pour les poules.  
 Il manquait du monde vers la fin, ce qui permet de rebondir sur le roulement.
Faut il faire plus court afin d’essayer de faire plus pro ou pas ?  
 L’idée de la pré inscription a été avancé. Ça permettra d'être plus pro et de pouvoir s’organiser plus efficacement. Mais ça n'attire pas l'unanimité.
 On doit faire une pré affiche genre MAINTENANT. Jenny va essayer de contacter du monde.
 Il faut quelqu’un pour s’occuper des lans. De façon impérative.
 
Le Local.
Il y a une idée de consensus par rapport à la permanence du local : le jeudi , c’est fermé : on bosse !!
  
Elsa s’occupe du dossier presse.
 
Le bureau
Aurélien démissionne de son poste de Secrétaire.
Aurélie est nommée nouvelle secrétaire d’Apoil
 

Absolument faux pour le consensus au niveau du jeudi.
Le consensus est sur le fait que le choix du contenue et horaires de permanence n'appartient qu'a la personne qui a choisi de la faire.
Cela signifie que les personne faisant les permanence ont le droit de fermer le local si besoin est.

Le point du jeudi est une proposition de Aurélien.

Et Aurélie ne remplace pas Aurélien, mais Julien !

Grosse boulette !

où peut-on trouver le planning des taches pour le championnat avec les dead lines dont aurélien avait parlé ????

Dans le mail convocateur on a en piece jointe la liste des choses à faire... Mais les deadline n'ont pas encore été mise sur le forum, elle sont dans le logiciel "jme la pète" d'Aurélien.

Voila la pièce jointe :

Liste des tâches pour le championnat

-Communication
-Réaliser une pré-affiche;
-Réaliser une affiche;
-Trouver une bonne entreprise d'impression d'affiches et flyers;
-Afficher et tracter la pré-affiche;
-Afficher et tracter l'affiche;
-Faire de la promotion sur Internet, y compris des sites de jeu vidéo (actu);
-Contacter les BDE/Clubs/Asso affiliés au jeu vidéo pour leur annoncer le championnat.


-Organisation administrative
-Trouver une bonne entreprise de sécurité et les embaucher;
-Contacter le Doyen pour réserver le bâtiment;
-Trouver une entreprise de vente de trophées et acheter des trophées;
-Même travail pour des PC à louer;
-Contacter des sponsors qui nous fourniraient des lots, de l'argent, etc...;
-Établir le budget du championnat (répartition de l'argent en cannettes, PC, communication, etc).

-Organisation du championnat
-Établir la liste des jeux proposés en tournoi;
-Définir les règles des jeux;
-Trouver au minimum 60 TV;
-Trouver un nombre de consoles important;
-Préparer l'espace LAN en créant un serveur, des règles de connexion et un moyen de transférer rapidement les jeux sur les PC des joueurs;
-Préparer un planning des tournois;
-Trouver un moyen de récompenser un « grand gagnant ».

-Organisation de la logistique autour du championnat
-Imaginer un moyen de loger les joueurs (ou leur préciser l'absence de logement);
-Trouver un moyen de nourrir les joueurs.

phoenix.j a écrit:

où peut-on trouver le planning des taches pour le championnat avec les dead lines dont aurélien avait parlé ????

Tu sais Julien tu n'est plus secretaire depuis 48h donc si tu ne sais pas, je pense que personne ne sait.

Comme je l'ai dit plusieurs fois en réunion, je mettrais tout ça sur le forum dès que j'aurais l'occasion (faut que je peaufine 2-3 trucs dans mon diagramme de Gantt -- enfin, ce n'est pas vrai, j'avais juste envie de sortir le terme "diagramme de Gantt", ça a tellement la classe de dire ça comme ça).


Et non, c'est trop tard, ce qui est dit est dit, Aurélie remplace Aurélien. Pour fêter ça je me tire au pakistan, adieu tout le monde !

Le truc c'est qu'on m'a pas demandé mon avis. C'est moi qui vais être responsable de l'extinction des ours polaires maintenant si je te remplace et j'ai pas envie.

Modification du bilan financier après passage en banque.

Bilan financier
Apoil a actuellement 6126.69€ sur le compte de la société générale, 60€ sur la BNP et rien pour le moment sur celui de la LCL (il y a 69€ de chèque qui vont arriver dessus et le versement du partenariat que le mois qui vient).

Au niveau des dettes, on doit rembourser Nicolas de 945€ pour l'avance des tapis de DDR. On a encore 5181.69€ et Aurélien à rembourser de 1400€ que l'on a reçu ainsi que le remboursement du petit dej bio.

Il restera 3781.69€ avec encore le petit dej bio à payer et les télé à acheter (qui serons ensuite remboursé).

Donc au final, APOIl a un bilan financier positif. L'achat du réfrigérateur sera donc simplifié.

Réunion 19/01/09

Ordre du jour et invités extraordinaires :

- Splok et Gégé de pac@net venu nous proposer une éventuelle aide à APOIL concernant la LAN.
- Présentation de l’association et du championnat.

Championnat

Gégé propose une LAN Dota.

- Les questions sont notamment sur l’architecture : de quel type de machine nous aurions besoin ?

Point relatif à la liste des jeux PC :
- Warcraft 3
- Starcraft
- Age of Empire II
- Dota
- Quake 3 ou 4
- CS
- UT
- Duke Nukem
- …

Homologation Cyber League ? Avis globalement assez négatif

Jeux consoles, quelques exemples :
- PES (on ne peut pas tellement se permettre de ne pas le faire)
- Smash Bros Brawl
- Guitar Hero 3 (en tournoi) / 4 en free play
- Marvel VS Capcom comme jeu de baston
- Pain

Impression des dossiers de presse : on part sur 20 déjà.

Possibilité de se faire prêter des bornes d’arcades (Stincky, Belgique).

Pré-affiches : l’amie de Jenny fait une pré-affiche (avec le dragon) ; on motive parallèlement Couvida pour faire la sienne avec la tête du gars qui fait peur.


Petit dèj bio

En fait, il n’y a que 1 200€. Même ratio avec 200 de moins. Livraison 2 semaines après la commande.



FSDIE

Prochaine commission FSDIE bientôt. Rendre les dossiers pour le 5 février.
Thèmes : location de PC, serveurs, bornes d’arcade, …
Acheter les TV HD.


APOIL à l’hôpital

Aurélien rappelle Olivier de GGA pour fixer la prochaine date et reparler de la galette VIP.
Qui fera la prochaine session ?
MMM, Flo, Leely


Mise à jour du site

Vendredi soir 23 janvier : cours magistral par Sylvain

bonsoir ,
alors pour les bornes arcades juste une petite precision , mes bornes sont equipee de 1066 jeux
et sont toute les deux (celles du magasin ) sont a votre disposition , juste me dire la date

C'est sympa, et c'est quoi comme bornes ??

alors il y en a une Gottlieb special hallowen
une autre dont je ne connai pas la marque mais assez grande (je metrai des photos)
et je peux aussi , j y avais pas pense vous preter la megateck (sega) avec 15 jeux (8 en meme temp sur la borne )
voila , sinon j ai un symbolix , un photoplan , ....

Ah ouais c'est sympa, c'est de la borne de bistrot, c'est cool ! Mais t'es pas en Belgique ??? C'est chaud à bouger comme matos !!!

t inquiete , ca sera pas la premiere ni la derniere foi qu elles bouges

une de mes bornes vien d allemagne
ca risque pas grand chose tant que je joue pas au cowboy sur la route
et de plus j habite pres de lille a a peine 250 km de paris

le CR svp

Réunion APOIL du 26 janvier

Starring le gars à la méga-bite & Simon

Ordre du jour :
Chibi Japan Expo Sud (Marseille)
APOIL à l'hôpital
Cinéfac
LAN
Championnat (c'est un peu toujours à l'ordre du jour comme la quête du Graal)

Chibi Japan Expo

On a récupéré 400€ de défraiement de la part du responsable de la japan.
Ca suffit pour y aller avec deux voitures (une et demi), on a 56 m² d'espace et 12 tables de 1m de long. L'équipe qui va partir est déjà établie (6 personnes).
Ce qu'on va y présenter : on s'est mis d'accord pour amener les cobalt flux et l'objet principal du stand sera une partie « jeux vidéo» (stand combat, puzzle game...) qui variera au cours des jours, pour présenter des jeux plus sympa que CS ou guitar heroe.
Hébergement : chez Bart ?
Départ le jeudi. Les personnes qui y seront en profiteront pour faire le tour des facs de Marseille.

APOIL à l'hôpital

On a des nouvelles d'Olivier, donc y' a pas de problèmes, on y va mardi 27 (MMM, Leely, Flo). La borne d'arcade est à nous, il faut juste aller la chercher (avec une voiture avec grande !!).

[En ce qui concerne la borne d'arcade, on a un contact qui peut nous en avoir à l'EPITA : faut juste le contacter (voir avec Nadia)]

Une soirée aura lieu en février avec GGA et tous ses sponsors et nous sommes conviés. Il nous introduira auprès de la BRED (devenir une association pouvant être subventionnée à l'ouverture d'un compte).

APOIL à l'hôpital d'Orsay tient toujours. Avec l'aide d'Olivier.

Cinéfac

Vu le manque de communication sur ces événements, Cinéfac ils sont super vénères. On n'aura probablement plus d'avant-première ou alors il faut prendre des photos des affiches dans la fac et être plus au point sur la com la prochaine fois. Globalement, on ne parle pas assez des avant-premières, que ce soit sur le forum ou en réunion.

LAN (pour s'entraîner pour le championnat)

Le mercredi 18 février a priori. On donnera la carte graphique pour éviter que TeamSys la voit au championnat (boulette)... Ca nous permettra de nous faire la main avec Spl0ck et GeGe (Harry voit ça avec eux). Il nous faut faire les affiches et les afficher (Edouard se propose s'il ne pleut pas).

Jeu : DOTA ? Tout le monde n'a pas l'air d'accord mais penche pour un RTS plutôt qu'un CS-like. Pas de conclusion claire.

Il faut aussi penser à faire un tournoi en mars (pour se faire la main aussi). Le jeudi 19 est proposé.

Divers

- On reste à la FASECO même si c'est un peu la merde mais pas totalement. (Si quelqu'un veut compléter, au bout d'un moment j'ai décroché).


Championnat

Rendez-vous avec le doyen vendredi (30) à 17h : Florian, Aurélien et Edouard y vont.
20 exemplaires du dossier de presse ont été imprimés.
Il faudra récupérer les numéros de Sony et Nintendo auprès de François de Robert Debré.
Écrire le contenu de la page championnat permettra de commencer à communiquer dessus sur le site.
Les affiches et flyers (Print O'Clock) devront être en CMJN et pas en RVB pour éviter les couleurs “pisseuses” (voir dossier de presse...).
Elsa va à Terres de BD.

Donc vous prévoyez de faire d'autres LAN avant le championnat si j'ai bien compris.
Faudra bien définir ce qu'on y fait, le matos nécessaire et disponible ; parce que je ne me vois pas déplcer celui de Pac@Net à chaque fois si on choisit cette option.

Désolé de pas être passé pour en discuter (exams...), mais j'essaierai d'être là la semaine prochaine.

COMPTE-RENDU - 2 FEVRIER 2009

--Informations--
APOIL à l’hopital non possible ce mardi car autre événement, possible semaine suivante.
A Debré Mardi 10 : Sylvain, Edouard, Tristan (ou MMM)
Pour l’instant pas de voiture pour la borne.

On affichera des listes de choses à faire pour que tout le monde le sache, et puisse être faites par les gens qui errent dans le local sans rien faire.

AG de la faseco demain, Flo et Edouard y seront, pour la réélection de la quasi totalité du bureau

Réunoin avec le Doyen pour la salle, 17h, flo et aurélien.

--LAN pré-Marseille--
Nadia réalise les affiches.
Date : Mercredi soir 18 Fevrier, début à 19h
Dans la salle du milieu du 334
Faire amener les PC aux gens, et leurs cable réseau
Noter sur l’affiche : « Contactez nous pour reservez votre ecran »
Carte graphique à gagner.
Jeu choisi : warcraft 3 Frozen Throne pour le tournoi

Jeudi 12 Fevrier : réunion avec les "spécialistes réseaux" pour faire le serveur et savoir les faire, aux environs de 18H


--Marseille--
Voiture des vieux à Sylvain (mégane) disponible.
Il faut trouver une autre voiture.
Y vont : Sylvain (permis), Edouard (permis), Bart (permis), Aurélien, Elsa.
MMM a le permis et se propose pour y aller.

--Tournoi console post-Marseille--
Amphi pas encore réservé.
Sera fait une semaine après les vacances.
A debattre sur le forum pour les jeux (Mario Battle obligé on dirait)


--CHAMPIONNAT--

Jeux
A débattre sur le forum !!
Idées : Guitar Hero, Pain (parce qu’on l’a dit à Marcus)

Tournois
Créer un systeme de classement ne favorisant pas forcément ceux qui restent le plus longtemps, c’est une chose qui à besoin d’une grosse reflexion

Vidéo Projecteur
Un pour la LAN (pour les gros matchs par ex)
Un pour les tournois consoles
Le dernier en présentation des jeux freeplay (avec planning des jeux, il présente puis fait jouer les gens)
Et à utiliser pour qu'il annonce les futurs matchs des tournois (pour prévenir les gens)

Sponsors
Lettre-type de partenariat bientôt postée sur le forum (Elsa)
Contrat de partenariat terminé pour Mercredi (Elsa)

Pré-Affiche
Urgemment à finir ! Il faut qu’elle soit partie à l’imprimeur Lundi 16 dernier délai

Sécurité
Contact non encore établi

Partenariat
RDV à terre de bédé samedi 7Fevrier matin 10h30 puis tour à Paris par Elsa et [Nom à préciser]

Communication
Trouver et donner à Edouard si contact pas par soi-même les numéros des liens qu’on pourrait avoir avec des télés/radio/presse ecrite

Vestiaires
A faire obligatoire pour eviter les sacs ou les centraliser dans les vestiaires
Etiquetes numérotés à utiliser

T-SHIRT
Faire des t-shirt BEAU (posiblement dans le gros dossier FSDIE) avec/sans STAFF et/ou sponsors
Donc refaire/reprendre les images sur les T-Shirt

Trucs à faire
Développer la signalétique à l’interieur du bat (chiottes,..) et les regles (pas chier par terre, pas fumer, pas avoir de sac,…)
Plaquette avec planning et plan, horaires et nouveau support pour sponsors (en expliquant ce qu’est APOIL aussi)
Faire une vidéo courte de présentation du championnat
Evénement facebook à créer (Vô)
Liste des prix/contenu des choses à boire et à manger
Parler des jeux sur le forum
Faire plastifier les choses qu'on imprimera

--FSDIE--
2 dossiers distincts pour Jeudi 5 Fevrier ( !!!)
Dossier Championnat (incluant serveurs)
Dossier borne d’arcade

--DEJ BIO--
Reception le 13 Fevrier

--APOIL’LIB--
Vô a un vélo. Flo ira le récupérer.

--PROPOSITION DE SOIREES (par Vô)--
Lundi 9 : TuBIChavat, fete des arbres juives
Soirée renoi

--N.B.--
Le jardin, Flo en reparlera au mois de Mars.
Les courses seront refaites quand quelques dettes seront remboursées.
Réorganiser une date pour le cours magistral de mise à jour du site.
Alex nous fera des pâtes un jour, il a promis.

CR Réunion APOIL du 9 février 2009

Ordre du jour
APOIL à l’hôpital
Chibi Marseille
La Lan
Le Championnat

APOIL à l’hôpital
Mardi 10 février 2009 : MMM, Florian, Leely
On ne laisse pas tomber Orsay, on en reparle dans 2-3 semaines.

Chibi Marseille
Assurance en cours
SIRET en cours aussi (au pire on prend celui de la FASECO)
2 voitures : Bart/MMM – Sylvain/Edouard

Lan de mercredi
Affiche faite par Nadia
Impression et affichage répartis entre des membres

Championnat
Partenariat : Terre de BD (bons d’achat)
Livret de bienvenue à faire au plus vite : Leely
Pré-affiche : nouvelles modifications du texte

COMPTE -RENDU réunion du 16/02/09

----INTRODUCTION----

Présentation de Charly ce soir


----MARSEILLE----

Jeux et descriptions de jeux
A finir d'après la liste sur le forum, modèle sur le Mail de l'asso
C'est MMM qui y va (permis)
Voiture de Sylvain dispo mercredi pour la charger

Réunion, probablement AG, le lundi 2 mars : que le maximum de gens soient là !


----PETIT DEJ BIO----

Faire des affiches
Jeudi 12 mars


----CHAMPIONNAT----

MMM fait les règles des jeux (format dacty)
Faire un planning cohérent
Recycler les informations utiles pour la brochure dans le site internet
Faire une affiche : APOIL needs you ! (fait)
Compétitions : Blobby Volley, Age of Conquerors par Mathieu

Manger et dormir ?
Pizza avec inscriptions 13h/20h + pâtes